Planowanie budżetu eventowego

Organizowanie różnego rodzaju wydarzeń związane jest nie tylko z zaplanowaniem ich harmonogramu, przebiegu czy atrakcji, ale przede wszystkim budżetu. To od niego zależy bowiem to, jakie koszty możemy ponieść w związku z eventem, a co za tym idzie – jak bardzo może być rozwinięty jego program. W tym artykule przedstawimy najważniejsze zasady planowania kosztorysu imprez, dzięki którym oczekiwania nie przerosną możliwości — zapraszamy do lektury.

Planowanie budżetu eventowego krok po kroku

W pierwszej kolejności należy podjąć kroki mające na celu ustalenie kwoty możliwej do przeznaczenia na dane wydarzenie. Kluczowe będzie zatem nie tylko zweryfikowanie stanu konta, ale także wzięcie pod uwagę wszystkich koniecznych wydatków niezwiązanych z planowanym eventem. Warto również zorientować się, czy ustalona wstępnie kwota może wzrosnąć w związku ze sprzedażą biletów lub innymi przychodami. Tak wstępnie ustalony budżet wystarczy do dalszej organizacji wydarzenia.

Następnym krokiem jest oczywiście spisanie wszystkich wydatków związanych z eventem. Zależnie od charakteru imprezy mogą to być koszty, jakie należy przeznaczyć na catering, wynajem przestrzeni, opłacenie artystów na wydarzenia komercyjne, prelegentów w przypadku imprez firmowych, czy animatorów dla uczniów, noclegi czy różnego rodzaju atrakcje przewidziane dla gości. Wówczas na podstawie wcześniej sporządzonego kosztorysu i listy wydatków możemy zobaczyć, czy przygotowany przez nas plan jest realny, czy powinniśmy zrezygnować z którejś z pozycji na liście lub zmodyfikować ją do bardziej oszczędnej wersji.

Innym sposobem planowania budżetu eventowego jest przygotowanie kilku wersji wydatków, biorąc pod uwagę możliwe do poniesienia koszty oraz program wydarzenia. Jest to metoda, która szczególnie dobrze sprawdzi się w momencie, gdzie budżet jest elastyczny, a ostateczna decyzja należy do zarządu marki. Zgodnie z zasadą, należy wówczas przygotować zarówno indywidualny program w wariancie standardowym oparty o możliwe do wydania koszty, jak i wersję oszczędną, w której kwoty pomniejszamy o 20% oraz wersję bogatszą, w której kwoty powiększamy o 20% w stosunku do wersji standardowej.